Офис будущего: тенденции и превращения

Нынешние офисы разительно отличаются от тех, что были лет 30 назад: вместо печатных машинок — компьютеры, чашки с травяным чаем все чаще заменяют сигареты и пепельницы, а вместо напечатанных докладных записок используются электронные сообщения. И все же, несмотря на все эти поверхностные изменения, скрытая от сторонних глаз жизнедеятельность офиса, а именно то, как сотрудники взаимодействуют между собой и проводят свой рабочий день, изменилась не очень сильно.

С приходом нового поколения, выросшего на быстрых широкополосных сетях, социальных сайтах и мобильниках, в офисах грядет большой переворот, считают авторы Silicon.com, и это значит, что уже через несколько лет вы можете совершенно не узнать свое рабочее место.

Социальные сети вместо электронной почты

Большинство организаций при ведении деловой переписки и сотрудничестве полагаются на электронную почту, а социальные сети считают способом свободного времяпрепровождения, а не работой. Но возможности этого вида технологий для использования на работе просто огромны, ведь сейчас на рынок труда вступает так называемое "поколение миллениума", которое большей частью общается и взаимодействует через социальные сети.

На новые изменения реагируют и вендоры бизнес-технологий, например, в последнюю версию ПО Outlook Microsoft внедрил Facebook и LinkedIn. Появляются и другие бизнес-ориентированные сетевые услуги вроде приложения Chatter от Salesforce.com. Система позволяет пользователям создавать учетные записи и новости в режиме реального времени и более эффективно работать вместе со своими коллегами.

По мнению футуролога BT Николя Милларда, такие сети, как Facebook, "абсолютно неизбежно" займут свое место в офисе будущего. И хотя пока офис — это конкретное место, где люди совместно работают и общаются, Миллард уверен, что сетевые технологии позволят им делать это виртуально и, самое главное, более эффективно. Сотрудники больше не станут полагаться на электронную почту, чтобы раздобыть нужную информацию, ведь в будущем они просто смогут входить в систему компании и смотреть, а затем и принимать участие в обсуждении интересующих вопросов между сотрудниками организации.

Но, как заметил футуролог, при использовании сетевых технологий потребуются большие изменения в структуре компании. Скорее всего, она станет менее иерархичной, а сети квалифицированных специалистов будут создаваться из работников разных отделов. В результате компании должны будут определить, где находится компетентный специалист и создать там соответствующий доступ в сеть. Если в компании работает группа людей, применяющих определенную систему или имеющих одинаковые обязанности в своих подразделениях, то при помощи сети они смогут вместе трудиться и делиться друг с другом информацией.

Социальная сеть как база данных будущего

Но социальная сеть — это не только способ коммуникации и совместной деятельности, это еще способ генерации и хранения данных. По словам аналитика из Gartner Стива Прентиса, социальные сети будут все чаще использоваться для сбора дополнительных данных. В настоящее время вся эта информация, например, данные об осуществлении какого-то конкретного бизнес-процесса, хранится в электронной почте или документе Word, поэтому ее зачастую трудно найти и легко потерять.

"Если во внутренней структуре компании использовать возможности социальных сетей для работы с неструктурированными данными и для осуществления совместной деятельности, то проблемы контроля, связанные с системами управления знаниями, системами безопасности, IP-утечками и тому подобными вещами, скорее всего, исчезнут", — говорит Прентис.

Следовательно, в будущем внутренние сетевые технологии, например, Jive Social Business Software, будут только развиваться, поскольку они используются для интериоризации возможностей организации сети. Этот подход значительно облегчит управление информацией, проходящей через сеть, и сведет к минимуму возможность попадания информации не в те руки или потерю данных. Если компании будут иметь такую высокоорганизованную структуру, они смогут более эффективно эксплуатировать знания своих сотрудников, а не полагаться на одну только электронную почту.

Прентис добавил, что в настоящий момент большинство ПО на предприятиях направлено на механизацию и автоматизацию структурированных данных вокруг четко определенных процессов, но такой подход эффективен лишь в отдельных ситуациях. По мнению Прентиса, неструктурированная информация подобна "клею, который схватывает структурированные процессы" и предполагает, что на предприятиях все большее внимание будет уделяться поддержке этих новых технологий. На самом деле, неструктурированные данные в контексте социальных сетей — не совсем верный термин, просто эта информация структурирована по-другому. "Это больше похоже на базу данных следующего поколения с взаимоотношениями, которые характерны скорее... для людей".

Работать, а не размахивать руками

Возможно, в каком-нибудь научно-фантастическом фильме пользователь и может манипулировать информацией на гигантских дисплеях из стекла, одним взмахом руки перенося и убирая ее с экрана, но в реальности специалисты по-прежнему спорят, что лучше — использовать обычную клавиатуру или внедрять более радикальные технологии.

Миллард уверен, что будущее за внешними интерфейсами — сенсорными и жестикуляционными — ведь они вполне пригодны для совместной работы в офисе. Например, Microsoft разработала систему Kinect, сразу вызвавшую огромный интерес у публики. "Эта технология очень интересна, она основана на жестах, интуитивна, у нее есть система распознавания лиц и голосов, поэтому, например, если вы используете такую технологию на работе, вам сразу станет понятно, кто находится на совещании", — рассказывает Миллард.

Прентис более осторожен в оценках новой технологии и считает, что она не займет место основного интерфейса в офисе из-за трудностей переноса физических движений на общие офисные дела. "Гонять мяч по экрану или играть в теннис на Nintendo Wii — дело привычное, но осуществить навигацию через систему бухгалтерского учета, обработать текст или забить таблицу Excel гораздо сложнее... Пока трудно понять, какие логические действия необходимо туда транслировать".

Некоторые эксперты полагают, что этот вид технологий не способствует также организации продуктивной рабочей среды — сотрудники, размахивающие руками в офисе, будут создавать лишь атмосферу хаоса, которая будет отвлекать других людей от работы. По этой же причине технология распознавания голоса тоже останется пока узкоспециализированной.

Потребность же в личной рабочей среде, где сотрудничество не является ключевым фактором, сохранится и в будущем приобретет еще большую важность. Например, Миллард говорит об идеи создания неких "индивидуальных пузырей", которые позволили бы людям работать самостоятельно, не отвлекаясь на тех, кто использует все эти новые интерфейсы. Возможно, в будущем офисы поделят на зоны, где можно будет работать совместно и использовать сенсорные и жестикуляционные технологии, и места, где будут применяться более традиционные технологии для выполнения других видов заданий.

Технологии, основанные на жестах, позволяют манипулировать и представлять информацию, но для ввода данных требуется совершенно иной подход. Ведь возможности сенсорных интерфейсов и виртуальных клавиатур для ввода данных и создания документов ограничены. "Все дело в том, что нам необходима тактильная обратная связь, — говорит Прентис. — Поэтому пока останутся и мышь, и клавиатура, и весь традиционный офисный набор". Потребность в физической обратной связи необходима для того, чтобы ввод данных был эргономичным и удобным для сотрудников. К тому же массовое использование сенсорных технологий для ввода информации будет противоречить технике безопасности и охраны труда. "К сожалению, никакой альтернативы облегченной клавиатуре пока не придумано. И каким бы замечательным ни был экран, на нем не так-то легко печатать. Одно дело ввести сообщение, сделать запись в Twitter или внести несколько правок в документы, но как напечатать на нем 20-страничный отчет? Это практически невозможно".

Ваш офис — ваша гостиная

Хотя сейчас все больше людей имеют возможность работать из дома, это по-прежнему не является нормой. В будущем, благодаря развитию технологий такое явление получит более широкое распространение, к тому же не потеряет своей актуальности для организаций и проблема сокращения "углеродного следа".

Если человек будет работать дома весь день, то ему не нужно будет организовывать постоянного места в традиционном корпоративном офисе. По мнению некоторых специалистов, одной из главных причин, почему работать вне стен офиса станет проще, станет технология "восстановления взгляда", благодаря которой люди смогут контактировать глаза в глаза, что крайне важно для процесса эффективной коммуникации. Именно из-за отсутствия визуального контакта иногда так сложно понять телефонную беседу, ведь собеседники не могут реагировать на язык тела и выражения лица.

Будут совершенствоваться и технологии проведения видеоконференций, которые станут одними из ключевых при организации дистанционной работы. На домашних телевизорах установят веб-камеры для того, чтобы люди могли использовать экраны с высоким разрешением, которые стоят у них дома, для работы с сотрудниками в офисе или теми, кто находится в другом месте. Этот вид технологий призван сломать все барьеры, из-за которых до настоящего момента дистанционная работа считалась роскошью, доступной немногим. Все технические недостатки видеоконференций с постоянным совершенствованием широкополосных сетей, вроде запаздывающих видеокадров, уйдут в прошлое.

Сейчас компания BT проводит испытание новой технологии видеоконференций, которая способна определить, кто говорит в настоящий момент. Для этого система переключает камеру и фокусируется на говорящем, также как и люди оборачиваются к своему коллеге, если они беседуют на реальном совещании.

Видеосвязь, конечно, разрешает проблему эффективной коммуникации при дистанционной работе, но другие технологии для поддержания работы домашнего офиса не менее важны. Для компаний могут оказаться интересны распределенные файловые системы, включая технологии глобальных сетей, или локальное хранение данных, чтобы избежать медленных скоростей при загрузке информации, поскольку они создают проблемы при редактировании документов.

По мере совершенствования всех этих технологий потребность в офисном пространстве, возможно, значительно уменьшится, поскольку люди сами будут решать, работать им дома или где-то в другом месте. Офисы могут стать местами для личных встреч или проведения еженедельных совещаний.

Виртуальные миры возвращаются

Виртуальные миры — явление не новое, но, возможно, в будущем они смогут принести бизнесу более ощутимую пользу, поскольку в игру вступает поколение нового тысячелетия, да и широкополосные сети становятся все совершеннее.

Многие организации задумаются о создании виртуального офиса, где людям не нужно будет приходить на физическое рабочее место. Такие виртуальные офисы будут использоваться в качестве замены случайных встреч или услышанных разговоров в офисе физическом. Конечно, для этого потребуется более продвинутая интеграция аудиофункций в виртуальные миры, с тем, чтобы при перемещении в виртуальной среде пользователи смогли фиксировать нужные диалоги. Аватары пользователей смогут прогуливаться мимо аватаров других людей и слушать разговоры, в которых они хотели бы принять участие, таким образом, некоторые преимущества физического офиса будут воссозданы виртуально.

Использование технологий виртуальных миров также поможет объединить информацию о наличии и местоположении людей, позволяющую определить, готовы ли они к обсуждению каких-то вопросов, а не бомбардировать их информацией, когда они работают совсем над другими проблемами.

Это будет выгодно и для компаний, работающих в различных часовых поясах, поскольку так они смогут общаться, даже если географически находятся в разных местах. Хотя для общения можно использовать и электронную почту, но если люди проживают в разных странах и часовых поясах, ответы на такие сообщения порой приходят с запозданием. А в виртуальном офисе люди смогут "поймать" коллегу до того, как он уйдет с рабочего места, даже если там, где они находятся, всего лишь начало дня. "Я считаю, что виртуальные миры будут иметь свою собственную нишу, и тому доказательством служит World of Warcraft, ведь такие технологии эффективно используются в качестве инструмента коллективного взаимодействия", — отметил Миллард.

Расширение сетевых и пользовательских настроек

Хотя облачные вычисления уже влияют на то, как организации получают доступ и используют ПО, у них впереди большое будущее. Аналитик из Ovum Лоран Лашаль считает, что настольный компьютер станет неким порталом для пользователей для получения доступа к различным сервисам, а не будет ограничиваться лишь рядом каких-то приложений.

"Будет постепенный уход от модели, при которой ИТ-отдел определяет, что пользователь хочет иметь в своем компьютере (обычно этот выбор осуществляется ИТ-специалистами и используется ими для собственного удобства). В новой же модели пользователи сами будут "вытягивать информацию", то есть иметь доступ к требуемым приложениям, и даже смогут смешивать разные приложения вместе, чтобы получать нужные и подходящие для работы программы". Данная концепция самообслуживания будет характерна и для общедоступных, и для частных сетевых моделей, где пользователи будут иметь доступ к совместной базе ресурсов или приложений для свободного выбора.

Несомненно, потребуется провести некоторые изменения в управлении ИТ, и убедиться, что ИТ-руководители следят за использованием различных ресурсов — например, должна быть разработана политика приоритетов, определяющая, какие отделы компании могут в первую очередь использовать совместную базу ресурсов. Тем не менее, по мнению Лашаля, подобный метод "самообслуживания" вряд ли распространится на пользователей, приобретающих "железо" для использования на работе.

Прентис отметил, что приложения, скорее всего, будут перекачиваться как из сети, так и из местных устройств. Поскольку компьютерные экраны будут порталом как для онлайн-, так и для местных приложений, то, перемещаясь между приложениями, пользователи должны будут более внимательно относиться к информации. "Экран — это доступ к множеству приложений, и многие думают, что смогут легко перемещаться между ними, ничем не рискуя, но на самом деле риски могут возникнуть как раз из-за совпадения приложений и информации на одном и том же экране".

Например, перемещаясь между приложениями, пользователи могут случайно разместить на общих ресурсах неправильную информацию. А упоминание о каких-то конфиденциальных сведениях в офисе будущего будет эквивалентно потере лэптопа. Другой проблемой, согласно Лашалю, станет поиск надлежащего баланса между частными и общедоступными технологиями глобальных сетей.

Подобное "смешение" также подразумевает, что менеджеры должны иметь доступ к информации об использовании и стоимости для каждого пользователя, дабы убедиться, что люди эффективно используют имеющиеся технологии, и что организация рационально использует свои средства. И тогда в соответствии с производительностью и ценами ИТ-отдел сможет принимать наиболее оптимальные решения о распределении ресурсов.