Экономика совместной работы по опыту Cisco

Инструменты для организации совместной работы — одно из самых важных решений, доступных сегодня организациям. Даже в текущем изменчивом экономическом климате, где добиться конкурентного преимущества непросто, руководители предприятий отмечают, что предоставление сотрудникам возможностей совместной работы повышает гибкость их организаций и позволяет поднять планку производительности. Основные принципы организации труда не изменились: люди работают совместно для достижения общей цели, — но прежние методы повышения производительности (оптимизация бизнес-процессов и внедрение web-приложений) уже не соответствуют нынешним задачам бизнеса. Обеспечивая своим сотрудникам эффективное взамодействие и создавая возможности для работы в новом формате, организации могут существенно преобразовать свой бизнес.

Поиск новых форматов работы чрезвычайно актуален в условиях радикального изменения территориальной структуры штатов и привычных способов взаимодействия между сотрудниками. В условиях глобальной экономики структура персонала стала более распределенной за счет аутсорсинга и выхода на новые рынки. По прогнозу исследовательской компании Economist Intelligence Unit, к 2011 году 30% глобального персонала будут работать дистанционно. Новые технологии позволяют людям работать и получать доступ к информации практически где угодно: дома, в кафе и, что важнее всего, вместе с заказчиками. Технологии совместной работы дают сотрудникам возможность сохранять максимальную результативность независимо от того, где и когда они работают. В среднем до 84% затрат предприятий связаны с сотрудниками. Зарплаты, командировочные, оплата телефонной связи и компьютеров — все эти расходы напрямую зависят от числа сотрудников, необходимых для выполнения конкретной задачи, поэтому крайне важно добиться их максимальной производительности.

Между тем сегодня невозможно с уверенностью сказать, где в тот или иной период времени будет находиться сотрудник: за своим рабочим столом, в машине или в кафе. Отсутствие такой информации существенно осложняет поиск, общение и совместную работу с людьми. В корпорациях этот фактор сильнее всего ограничивает производительность современного, технологически вооруженного, мобильного персонала. Инвестирование в средства организации совместной работы -выгоднейшая стратегия с коротким периодом окупаемости (зачастую — менее одного года). Технологии совместной работы позволяют увеличить совокупную производительность сотрудников на 3-5% и могут рассматриваться как главный движущий фактор повышения производительности труда в корпоративном секторе в ближайшие годы. Фирмы, пренебрегающие развитием возможностей для совместной работы, ставят себя в невыгодное положение на фоне конкурентов.

Cisco уже давно лидирует в области применения web-технологий для повышения эффективности бизнеса. По мере того, как web-технологии эволюционировали в сторонус акцентом на совместной работе, компания продолжает внедрять новые решения для совместной работы на базе Web 2.0, уделяя основное внимание оптимизации взаимодействия между людьми и обеспечивая своим сотрудникам, заказчикам, партнерам и поставщикам возможность сотрудничать независимо от их местонахождения.

Cisco уже извлекла существенную коммерческую выгоду из своих стратегий совместной работы. 11 лет назад компания начала перестройку своего бизнеса с перехода от бумажных систем к электронным. На заре электронного бизнеса преследовались, прежде всего, цели сокращения затрат и повышения эффективности web-процессов по сравнению с традиционными. В 2008 г. интернет-решения на базе Web 1.0 принесли компании Cisco 3,7 млрд долл. и продолжают быть источником прибыли. Web-решения Cisco развились от простой автоматизации транзакций до обеспечения обмена информацией через взаимодействие. На этапе Web 2.0 взаимодействие переходит на новый уровень, уровень полноценной совместной работы: возможности совместной работы позволяют сотрудникам, заказчикам, поставщикам и партнерам сотрудничать в намного более тесном формате для достижения общих целей.

Анализ, проведенный глобальным консалтинговым подразделением Cisco IBSG, показывает, что в 2008 финансовом году за счет инвестиций в Web 2.0 и визуальные технологии совместной работы Cisco добилась чистой совокупной выгоды в размере 691 млн долл. Если к этому приплюсовать вышеупомянутую прибыль в 3,7 млрд долл. от применения Web 1.0, то совокупная выгода компании в 2008 финансовом году составила 4,4 млрд долл. При этом инвестиции Cisco в технологии совместной работы оказались столь продуктивны, что окупились менее чем за 12 месяцев.

Инициативы Cisco в области совместной работы делятся на три категории:

• развитие существующих средств совместной работы. В некоторых сферах технологии совместной работы уже применяются, но Cisco нашла новые решения, позволяющие экономить время, затрачиваемое на взаимодействие (например, за счет унифицированных коммуникаций), увеличить информационную насыщенность (например, внедрив видеотехнологии там, где раньше были только аудиорешения) или ускорить процессы (путем включения унифицированных коммуникаций в существующую схему работы).

• Поиск новых способов совместной работы. Примерами могут служить средства поиска экспертов, web-пространства (для совместной работы групп) и онлайн-сообщества.

• Преобразование организационной структуры. Это та категория, которая в долгосрочной перспективе принесет компании Cisco наибольшую отдачу.

Некоторые из инициатив Cisco опираются на одну или две из этих возможностей, остальные — например, оптимизация штата специалистов -представляют собой широкие программы с многочисленными компонентами, охватывающие сразу несколько возможностей. В компании ожидают, что всесторонние программы, использующие широкий спектр доступных новых возможностей для совместной работы, в конечном счете принесут наиболее существенный результат.

Технологии Web 2.0 обернулись для компании Cisco преимуществами на трех фронтах: сокращение затрат, увеличение маржи за счет ускорения извлечения дохода и экономия времени. В 2008 финансовом году за счет технологий совместной работы компания смогла сократить затраты на 251 млн долл., увеличить маржу на 142 млн долл. и сэкономить время сотрудников в эквиваленте 380 млн долл., что дало совокупную выгоду в размере 772 млн долл. Примечательно, что столь значительная выгода была достигнута при затратах всего 82 млн долл., благодаря чему период окупаемости составил менее года при исключительно высоком коэффициенте окупаемости инвестиций (ROI).

Достигнутая выгода была обеспечена следующими стратегиями и решениями:

• реализация возможностей для удаленной совместной работы за счет технологий TelePresence (TP), WebEx и унифицированных коммуникаций (UC) позволила в большей степени исключить денежные расходы и затраты времени на командировки, а также оперативнее реагировать на обращения заказчиков. Выгода в годовом выражении составила 303 млн долл.

• Обеспечение возможностей для удаленной работы сотрудников или работы из дома увеличило производительность в эквиваленте 277 млн долл.

• Внедрение технологии подключенных рабочих мест упростило информационное взаимодействие, одновременно сократив затраты на аренду и содержание помещений на 11 млн долл в год. И это только начало: по мере развертывания технологии подключенных рабочих мест в масштабе всей компании Cisco рассчитывает извлечь итоговую прибыль в объеме свыше 1 млрд долл.

• Повышение производительности работы экспертов и высвобождение времени для работы с заказчиками за счет строительства платформ для объединения знаний, обмена идеями и определения местонахождения экспертов в режиме реального времени принесло совокупную выгоду в 75 млн долл. в год. Теперь эксперты могут взаимодействовать с заказчиками во всем мире, не покидая своих офисов. Это повышает результативность их работы и сводит к минимуму стрессы и нагрузки, связанные с постоянными командировками.

• Повышение производительности работы торгового персонала за счет системы унифицированных коммуникаций принесло 23 млн долл. в год. В сегодняшней жесткой экономической ситуации, когда конкуренты вынуждены урезать продолжительность командировок коммерческого персонала для переговоров с заказчиками во всем мире, Cisco имеет возможность уделять заказчикам больше времени и одновременно сокращать затраты в этой области. Заказчики получают более качественное обслуживание, что позволяет совершать больше продаж за более короткий срок.

Выгода в размере 691 млн долл. от внедрения технологий Web 2.0 и визуальной совместной работы соответствует увеличению производительности на 4,9%. В компании Cisco полагают, что это только первые шаги на пути полной реализации коммерческого потенциала новых web-технологий для совместной работы. Превосходных результатов удалось достичь за счет устранения затратных и неэффективных приемов, с которыми сотрудникам компании приходилось иметь дело прежде. Это не только приносит Cisco финансовую выгоду, но и помогает ее сотрудникам достичь оптимального баланса между работой и личной жизнью, свести к минимуму стрессы и напряжение от постоянных командировок, получать большее удовлетворение от работы.

Все эти шаги наряду с впечатляющим ростом производительности помогают компании Cisco оставаться впереди конкурентов. При этом она увеличивает отрыв от конкурентов столь быстро, что им все труднее угнаться за ней.