Cisco Systems: прощайте кабинеты и перегородки

Каждая современная организация пытается добиться максимальной эффективности и при этом постоянно думает над тем, как бы снизить текущие расходы. Несколько лет назад компания Cisco предложила решение, основанное на концепции "Connected Workplace", смысл которой — в повышении мобильности сотрудников. О том, как эта концепция помогла повысить эффективность и снизить издержки самой компании Cisco, рассказывает Марк Голан (Mark Golan), вице-президент входящего в состав Cisco подразделения бизнес-решений на базе Интернета (Internet Business Solutions Group). В прошлом он отвечал за управление глобальными недвижимыми активами и ресурсами рабочего места (Worldwide Real Estate and Workplace Resources), а теперь возглавляет программу "Connected Real Estate".

Концепция "Connected Workplace" (в буквальном переводе —<рабочее место, подключенное ко всем необходимым источникам ресурсов>) — это образ мышления. Суть этой концепции — в создании рабочей обстановки, позволяющей использовать новейшие технические решения для максимально полного удовлетворения нужд работников. Во многих случаях это гибко организованное рабочее пространство, призванное стимулировать взаимодействие между работниками и не предусматривающее жесткого закрепления за ними рабочих мест. Для выполнения служебных обязанностей работникам предлагается широкий выбор рабочих зон и технологий. Каждый из них сам определяет, где ему работать, исходя из особенностей стоящих перед ним задач.

Рабочее место, организованное в соответствии с концепцией "Connected Workplace" — это, в первую очередь, среда, обеспечивающая возможность беспроводного доступа посредством беспроводных решений и IP-систем компании Cisco. При этом такое рабочее место должно быть оборудовано стандартными розетками для подключения к высокоскоростным линиям, позволяющим резервировать данные ПК, принимать потоковое видео, участвовать в аудио- и видеоконференциях, пользоваться электронной и речевой почтой и обмениваться мгновенными сообщениями.

Мы выступили с инициативой "Cisco Connected Workplace", когда поняли, что организация рабочих мест в нашей компании не вполне соотвествует меняющимся нуждам сотрудников. Как и большинство организаций, компания Cisco вначале исходила из традиционного предположения, что каждому сотруднику на протяжении всего рабочего времени требуется постоянное рабочее место со своим рабочим столом, компьютером и телефоном. Такие рабочие места, разделенные перегородками и в виде отдельных кабинетов, отлично выполняли свою функцию, когда от каждого требовался кропотливый индивидуальный труд.

Но характер труда изменился — из индивидуального он превратился в преимущественно коллективный. Вместе с ним изменились и средства труда: из статичных и физических они превратились в подвижные и виртуальные. В результате отдельные кабинеты и отгороженные перегородками секции офиса утратили свою актуальность, что не замедлило сказаться на интенсивности их использования сотрудниками. Она упала на 40 процентов, а это недопустимо, поскольку рабочие помещения — самый крупный долгосрочный актив Cisco.

Работу по реорганизации рабочих площадей возглавила группа повышения КПД рабочих мест (Workplace Effectiveness) в составе специализированного подразделения, занимающегося управлением ресурсами рабочих мест (Cisco Workplace Resources, WPR). Ей оказывали действенную поддержку все члены нашего коллектива. Кроме того, мы осуществляли тесное сотрудничество с отделом информационных технологий и представителями отдела кадров. Продумывая новую организацию рабочих мест, мы проводили собеседования, индивидуальные и групповые опросы сотрудников, наблюдали за интенсивностью использования имеющихся ресурсов. Чтобы лучше понять нужды сотрудников, нам было важно вовлечь их в процесс наших изысканий.

Поработав с дизайнерскими фирмами, мы стали применять модульный подход, который позволяет учитывать потребности разных подразделений компании. Это дало нам возможность комбинировать разные модули в разных сочетаниях, в зависимости от подразделения. Свою концепцию мы впервые опробовали на сотрудниках общих и административных служб, расположенных в 14-м корпусе нашей штаб-квартиры в Сан-Хосе. Полученные отзывы были учтены нами на последующих этапах работы над концепцией. Эту процедуру мы повторяем каждый раз, когда приступаем к адаптации концепции к требованиям очередного подразделения. Отзывы наших сотрудников неизменно положительны. Им нравится открытая планировка пространства, дающая больше доступа к окнам и свету, не говоря уже о большей свободе взаимодействия. Вся мебель в наших офисах эргономична и регулируема, что дает дополнительную гибкость. В результате теперь наши сотрудники могут менять параметры своих рабочих мест по мере необходимости.

Но для всего этого необходимо изменить свое отношение к рабочему пространству — нужно посмотреть на него так, как мы смотрим на обстановку у себя дома. Дом — многофункциональная среда, в которой вы и члены вашей семьи перемещаетесь в соответствии с тем или иным родом занятий. Иногда вы вместе, иногда — разделены на мелкие группы, иногда — поодиночке. Если представить тех, с кем вы работаете, вашей<семьей>, то легко будет понять, что рабочая обстановка, которую мы создаем, подобна домашней. Это многофункциональное пространство, в котором вы перемещаетесь так, как того требует работа, выполняемая вами совместно с разными членами вашей<семьи>.

Офис — комплексная среда, которая не ограничивается вашим личным кабинетом или секцией. Одной из перемен, на которую сразу обратили внимание наши сотрудники, стало сокращение бумагооборота. Бумага — враг мобильности, и, естественно, наши сотрудники стремятся избавиться от нее. Поскольку в конце рабочего дня рабочее место должно быть убрано, сотрудникам приходилось подшивать бумажные документы, уносить их с собой или выбрасывать. Из всех этих вариантов они предпочитали последний, так как любой документ можно легко найти в электронном формате. Но, увидев, что все бумажные документы выбрасываются, люди стали задаваться вопросом, зачем их распечатывать. В результате стали формироваться модели поведения, не предусматривающие использования бумаги. Так, при проведении совещаний теперь задействовуются только проекторы и программные приложения, предназначенные для организации коллективного труда, такие как Cisco MeetingPlace. Это не только способствует меньшему потреблению бумаги, но и помогает быстрее находить информацию — ведь искать электронные документы легче, чем рыться в папках с бумагами.

Получение соответствующей санкции высшего руководства Cisco не заставило себя ждать. В нашей компании давно понимали, что вопросом реорганизации рабочего пространства необходимо заняться, так как это обещало очевидную экономию и повышение производительности. Офисные площади в дефиците во многих местах, и Сан-Хосе не исключение, а концепция "Connected Workplace" дает возможность осуществить запланированное расширение в пределах имеющихся площадей. Естественно, такой вариант намного привлекательнее более дорогостоящих альтернатив. Это помогает мобилизовать силы на осуществление аналогичных изменений в более широком масштабе. Но, учитывая серьезность воздействия на культуру и производительность, их темпы следует рассчитывать с осторожностью.

Цели группы повышения КПД рабочих мест всегда были простыми: наращивание производительности труда, снижение затрат и помощь сотрудникам в получении удовлетворения от своей работы. Концепция "Connected Workplace" позволила Cisco более эффективно использовать имеющиеся ресурсы и сократить расходы на недвижимые активы. Коэффициент загрузки этих активов существенно вырос. В 14-м корпусе, например, он почти удвоился. В среднем же мы рассчитываем на улучшение этого показателя процентов на 25. В большинстве компаний рабочие места — вторая по величине статья текущих расходов после заработной платы, поэтому подобная реорганизация сулит весьма ощутимую экономию.

Но, пожалуй, еще важнее то, что концепция "Connected Workplace" помогает сотрудникам получать больше удовольствия от работы, что напрямую влияет на производительность и удовлетворенность результатами труда. Наши опросы показали, что новая организация рабочего пространства нравится сотрудникам намного больше, чем традиционный офис, разделенный перегородками. Эта концепция помогает повысить уровень корпоративной культуры и способствует популяризации бренда, заставляя его ассоциироваться с образом, который она призвана формировать. Таким образом, приняв эту концепцию, любая компания способна добиться очень серьезных результатов.